一個人的出版史/文件的「編輯專業度」問題

前一篇寫到企業文件的「科技專業度」問題,其實還沒有講完;「編輯專業度」屬於另外一個角度的問題,所以放到這篇來寫。

我在2013年初出版了《一個人的出版史》一書,講述從十多年前以紙本雜誌編輯身分開始研究數位出版,一直到經營數位出版公司「潑墨書房」的歷程;其中記錄了許多的個人經驗、心得、以及對未來出版形式的看法。

本文為全書的一部分;但由於寫成時間較早,部分文章或許內容和觀點還值得參考,但不見得適合目前環境、連結也可能失效,請留意標註的寫作時間。您也可以免費下載本書的繁簡體ePub、Kindle、或是PDF版本,也有繁體紙本;或是在本站閱覽全系列文章

所謂「編輯專業度」(這也是我臨時取的名詞),指的是把一些原本只套用在專業報刊版面上、或是拿西方字型運用、或是文書編輯規則,套用在一般企業文書上的做法。

這些規則有些是來自古老的打字機時代、也有些是因為打字機時代結束而出現;不遵守這些規則並不會怎麼樣,頂多只是影響日後修改的便利性、(跟「科技專業度」一樣)給內行人的觀感不同、以及某些時候可能影響整體外觀而已。

空白符號的使用

以電腦文書處理而言,最常見的編輯問題之一,是空白符號(也就是英文的space)的使用方式。

有些人習慣在分段前面加上2個到5個不等的空白符號、有人習慣在英文句號後面打兩個space;簡單的說,這些都是打字機時代留下來的規矩,現在都已經不再使用。

當打字機只有一種字型、而且每個字母的寬度都一樣(也就是所謂「monospace」字型)的時候,確實必須用一些特別的方式來標示段落起始、或是新句子開始的地方;但現在在電腦文書上,這些通常並不需要。

如果一定要用縮排(indent)的方式來標示段首,比較專業的方式是用固定距離(例如0.5吋)的tab符號(按鍵盤左上角的tab鍵)來取代幾個空白符號。

tab和空白鍵不同的地方,在於tab是以設定的距離為準;所以無論字型和大小如何變化,都會保持固定的寬度。

反之,如果用的是space鍵,只要字型一有變化就會改變寬度,有時候甚至可能弄壞整個排好的版面。此外,用space鍵無法調出「小於1個字母」的寬度變化,但以寬度為準的tab鍵卻可以。

如果是中文文章、而且一定要用空白符號來做段首縮排的話,最好是用全形空白符號。原因有兩個:

  • 中文是方塊字,每個字都一樣寬,包括空白符號在內;如果用英文space,還是會有上述的寬度變化問題。
  • 如果是電子檔文章轉用到網頁上,段首的空白也會保留;如果是好幾個連續的英文space的話,反正HTML網頁程式只會保留1個,失去了縮排效果。

關於為什麼現代英文文件之中,句號後面不再使用兩個space,理由如前所述:單寬度字型打字機所需的「用兩個space標示句子結尾」方式已經過時;詳細說明請參閱〈How Many Spaces After a Period?〉一文。

全形與半形

也許是我個人的毛病,我並不喜歡看到全形的英文或數字夾雜在中文裡頭,像是「共有1125公里」這樣;主要是因為遷就中文字寬度相同的關係,如果英數字用了全形的話,就像是在文章中挖出一個個破洞一樣。

使用全形數字唯一的優點,就是在中文直排、而又只有一位數字的時候,數字不會被旋轉90度。

另外一個相關的問題,則是在中文裡頭使用半型標點符號、或是類似半型的標點符號,像是「總經理表示:”今天…”」或是「他說:〝這樣…〞」。用這類符號(尤其是引號)的問題多到不可勝數,像是:

  • 用半形引號跟中文不搭,而且半形標點符號也會有和中文寬度不一致的問題;
  • 用在文章中時(相對於寫程式之類非文章用途),英文引號的正確用法其實是有方向性的,也就是所謂的「smart quotes」或「curly quotes」(例如「“quotes”」,前後引號方向不同);但大多數中文使用者不瞭解這個用法,常常會變成兩側使用相同的引號,全形或半形皆然。

簡單的說,比較好的處理方式是「中文歸中文、英數歸英數」,也就是中文內容使用中文全形符號,英數字則使用正確的英數半形符號;雖然多少還是可能有例外、或是個別用途的體例要求有所差異,但大致上應該就不會錯。

如果要再講究一點,還有「避頭點」(每一行的第一個字不能是標點符號)或「孤獨行╱字」(每一欄或每一頁啟始處不能只有一行字、或是每一段的最後一行不能只有一個字或一個標點)等等。

有些比較聰明、或是亞洲化做得比較徹底的文書或排版軟體,會把這部份的自動處理功能加進去。不過以一般企業文書的標準來看,這方面就不一定要那麼要求了。

網頁中的文字格式

一般來說,網頁文件在這些方面的要求會比較寬鬆;因為HTML語法比文書處理軟體的限制更加嚴格,某些符號或編排方式也很難做得出來。在不同的系統平台或瀏覽軟體上,顯示的效果也不盡相同;所以內文本身的格式越簡單越好。

反而某些中文全型符號佔了「HTML語法不認得」的優點,在使用時限制較少;例如在文件中使用「&」或「@」半形符號,事後要貼上網頁時,由於HTML語法也會用到,所以可能造成問題,但如果改用同樣的全形符號就可以解決。

瞭解文件內容的編排原理,在跨平台或跨系統顯示、將內容轉換到網頁上、甚至只是在文書軟體中改變設定時,都可以減少版面跑掉、產生亂碼,甚至導致網頁無法正確顯示、或是輸出印刷網片時產生的不明問題。

至於自己列印或單純的螢幕顯示,問題倒是不會太明顯;大概也因為如此,大多數人並不十分重視這些。

說到文件編輯的「專業度」,還有一件稍微相關的事情要提醒一下:當文件在公司內部流通修改的過程中,如果使用了像是Word之中的「追蹤修訂」(Track Changes)功能,在將文件送出去給客戶或媒體時,記得要把修訂記錄清除掉,以免外界人士把一堆不該流出的內部資訊看個精光。

其實,本文中提到的編輯體例、以及所謂typography的西式排版規則等等,已經可以用整本書來講了,例如我手上的這本《Digital Typography Sourcebook》,就是不錯的參考資料。

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