「無紙辦公室」的未來

個人電腦逐漸普及至今的20年來,無論是為了環保的理由、或是為了保存和流通文件檔案的實際需要,「無紙辦公室」一直是電腦產業和企業界人士不曾停止的夢想。

然而事與願違,也許是因為技術不夠成熟、或是印表機產品銷售的實際需要,列印和紙張的需求在辦公室之中只有越來越高的趨勢,不曾有過稍減的傾向。

所謂「無紙辦公室」的構想,不外乎使用全電子化的標準檔案格式,並且透過網路在電腦之間傳輸。然而,跨越1980與1990年代這20年間,技術的發展並不足以實現這兩項「無紙辦公室」的基本前提,反而因為電腦讓製作文件更為方便,紙張文件的需求反而以等比級數增加。

標準與效率

現在,我們也許不會再懷抱著「無紙辦公室」的夢想,但是,標準化的電子交換檔案、以及透過網路傳輸文件的效率,仍是我們極力追求的目標。

1980年代是「軟體技術」超越「網路技術」的時代;在這段期間裡,我們從只能處理文字的PE2軟體,進化到能夠進行圖文整合的文書處理工具,再演進到Adobe PageMaker這類能夠出版精美雜誌的排版軟體。

在憑藉打字或手工來製作文件的年代,這些都是難以想像的發明。

1990年代是網路技術起飛的時代,軟體業界百家爭鳴,「網路」似乎成了所有軟體追求的極致。無論是通訊軟體、排版軟體、甚至遊戲軟體,都以具備網路相關的功能為號召。

然而,在一切都向網路看齊的時候,「標準」和「效率」就成了必須正視的問題:我的資料跟你的資料如何在網路上相容?我和你如何能藉著網路,來進行更有效率的溝通?

軟體產業在1980年代所打下的基礎,讓我們在今天擁有各種各樣的軟體可以選擇;無論文書、排版、繪圖、簡報等類型的軟體,都有許多不同的產品來因應使用者不同的需要。

但是,這個多樣化的發展也帶來了新的問題:不同電腦平台上的各個軟體之間,檔案往往無法相容。一旦送件人和收件人使用的軟體不同,檔案往往會完全無法打開、不然就是會失去原有的樣式、版面、圖片、以及表格等種種內容設定。

如果文件的檔案打不開,內容再怎麼重要也是徒勞。從早期的純文字檔案、一直到最近流行的Word格式,雖然都可以說是某種程度的標準文件交換格式,卻也各自存在著一個重要的缺陷:純文字檔無法傳達文字以外的視覺內容,而Word更不是人人都有的免費軟體。

而且,純文字和Word這兩種格式都不能有效率的包含圖形、字型、以及版面設計,也沒有保密、註記、整合網路傳輸等功能。

因此,各大軟體公司無不費盡心思想讓自己的檔案格式成為產業標準,廠商也希望研發出一種真正能夠跨平台、跨軟體,並且完整保留文件視覺內容的格式,讓使用不同文件製作工具的人們可以互相交流。

共通的語言

大約在五年前(2017按:指2000年前後),包括Adobe、Common Ground、以及國內的華康科技在內的多家廠商,開始試圖推出共通的電子檔案交換標準。

其中最被普遍採用、而且歷經改版之後儼然成為目前業界標準的,就是Adobe公司的可攜式文件格式(Portable Document Format,PDF)。

用來製作PDF檔案的軟體,名為Adobe Acrobat,最近剛推出最新的5.0版;它能將任何可列印文件轉換成PDF格式,讓其他擁有Acrobat或Acrobat Reader(僅能讀取PDF檔案,不過沒有文件製作功能的免費軟體)的人士可以開啟、閱讀來自不同平台的文件。

PDF檔案可以容納原始文件中的圖文內容、版面、字型、表格,因此能夠將文件製作者的意念,忠實的展現在收件人的螢幕上,不需要另外解釋或說明。

由於PDF檔案裡直接包含了所有的圖文元件,因此擁有一般排版檔案所沒有的優勢,不必擔心一旦漏掉了連結的圖片或字型檔案,就無法顯示或列印出文件的原貌。也因為內容經過壓縮,所以PDF檔案整體所需要的儲存空間,也比排版檔案小了許多。

PDF檔案除了可以在螢幕上閱覽之外,還可以輸出為印刷用的高解析度網片,對於出版業者而言的確是項福音。目前已經有雜誌和書籍的出版業者,利用PDF格式來製作頁面,再直接傳輸到遠處的印刷廠,更在同時做好了事後的存檔,不需要擔心圖文檔案散失的問題。

電子文件網路化

在一般辦公室環境中,也許不需要用到PDF檔案的網片輸出功能,不過在透過網路發送檔案時(例如透過電子郵遞發送產品資料、或是在遠端的部門之間傳閱文件),PDF檔案的優點可就說不完了。

PDF檔案不僅可以保留原始文件的格式,更可以與微軟的Office系列軟體整合,以取代常用的Word格式,讓使用者可以在文件上,以模擬「加貼紙條」或「畫重點」的方式加註意見、使用數位簽名、或是用密碼保護重要文件,使用者不用透過Word軟體,就能清楚閱覽文件的內容。

由於PDF檔案十分簡潔精緻,所以大家不必再擔心收到一個500K的Word檔案,才發現裡面有450K是公司標誌圖檔的情形,相對節省網路傳輸所需要的頻寬。

Adobe Acrobat 5.0除了上述的這些基本功能,還增加了128-bit保護編碼、以及分級加密功能,只有指定的收件人才能看見特定的內容;它也同時整合了對XML語言的支援,讓PDF格式的電子表格可以具備網路連結功能,將使用者輸入表格的資料直接送進資料庫。

這些簽註和互動功能都可以透過網路完成,因而想要提升辦公室的溝通效率,的確不再是個夢想。

結語

今天的工作環境,對文件與流程網路化的需求日殷,因此能夠提供標準檔案格式、提升網路效率的工具,必然會成為未來的趨勢。

Adobe Acrobat經過了幾年的發展,不斷通過市場的嚴苛考驗,如今逐漸發展成熟,不但跳脫了「電子紙張」的單純功能,也成為更具延展性的電子文件交換工具。

在可預見的未來裡,Adobe Acrobat也許還不能完全取代紙張,但它的確可以讓文件交換更加容易,相對也提高網路上溝通的效率,讓辦公室流程電子化的遠景不再遙不可及。

從今天起,就讓統一標準的電子文件來消除您以往檔案交換的麻煩,並節省一些網路頻寬,也許您也會慢慢發現,辦公室裡真的少了一堆紙張。


這篇2004年寫的文章,應該是為某個案子寫的,但說實在話已經忘了。不過裡面談的事情和技術,跟現在2017年好像其實也還是差不多。 🙂

Facebook回應