一個人的出版史/文件的4個「科技專業度」問題

本文原寫於2009年4月20日。文中提到的問題,除了像是Big 5碼問題稍有改善之外,其他好像還是沒什麼改變,所以內容還是有點用的。

我在2013年初出版了《一個人的出版史》一書,講述從十多年前以紙本雜誌編輯身分開始研究數位出版,一直到經營數位出版公司「潑墨書房」的歷程;其中記錄了許多的個人經驗、心得、以及對未來出版形式的看法。

本文為全書的一部分;但由於寫成時間較早,部分文章或許內容和觀點還值得參考,但不見得適合目前環境、連結也可能失效,請留意標註的寫作時間。您也可以免費下載本書的繁簡體ePub、Kindle、或是PDF版本,也有繁體紙本;或是在本站閱覽全系列文章

在與一些廠商或客戶合作來往的過程中,往往可以從一些小地方看出這家公司在資訊科技方面的專業度。這在英文中有個說法叫做「technological savviness/technology savvy」,但中文裡頭好像還沒有類似的詞兒,所以就暫時稱它做「科技專業度」吧。

其實說「專業度」也不是很正確,因為有時候即使是「專業科技公司」,也會有這類的狀況。

而且說實在話,有時候即使是科技不專業,公司也還是可以賺大錢,跟經營是否成功並沒有絕對的關係;有時候則只是承辦人員本身的習慣,跟公司也不見得有關係就是。

然而,這些小地方的改變,有時候可以改善公司的形象(尤其是面對科技專業度較高的客戶、或是合作對象時)、有時候可以提昇工作和溝通的效率、有時候則可以省下日後更新或修正的費用。

對於擁有無限頻寬和大量空間的企業來說,也許這是枝微末節的小事;但我個人看過的案例是,有原本在網路界形象不錯的公司,因為企業本身、或是委託的公關公司在這方面做得不好(尤其是透過文字做危機處理的時候),因而被外界批評這家公司的科技專業度原來不過爾爾、公關公司後來也被撤換。

實際上來說,如同前面提過的,這和公司的專業有時候是兩回事。會寫軟體、架網站的程式設計師,不一定懂這些有點跨進出版領域的細節;但負責企業門面的行銷人員、或是公關公司,如果不懂這些就比較說不過去了。

舉個例子吧:大多數廠商喜歡用Microsoft Word格式傳遞文件檔案,已經是難以改變的事實;許多有識之士鼓吹使用其他替代格式,但在「免費版Word」已經如此普及,而且替代格式可能需要額外轉換(例如PDF檔)、或是無法保持希望的版面格式(例如純文字檔)的狀況下,這一點可能不太容易。

所以,就讓我們暫時還是假設大家用Word吧。

1. 字型問題

然而要使用Word、或是任何能設定文字樣式的軟體,必須知道一件事:你有的字型,別人不一定有;不同的字型可能有不同的預設字間距、行距、寬度等等,顯示出來的版面不一定相同。我用「華康少女體」做的文件,設定好漂漂亮亮的版面,到了別人的電腦上可能是一團混亂。

解決方案:盡量使用已知大多數電腦上應該都有的字型,例如新細明體(雖然我不喜歡這個字型)、Ariel、Times Roman等等;或是不要做非必要的字型變化和版面編排。

2. 貼圖問題

另外一個常見的問題,則是貼圖。我曾經收過很多新聞稿之類的Word文件,檔案大小從1MB到10MB以上不等,但裡面只有一頁文字,檔案如此之大的原因往往只是角落上小小的公司標誌。

在網路傳遞文件中附圖,一直是令很多非資訊專業人士頭痛的問題。只要經過處理,將螢幕上看不到的圖形細節資料去除(也就是所謂的「optimization」處理),往往可以將一個10MB的公司標誌檔案縮小到10K,而且即使列印出來也差不了多少。

然而大多數一般人不知道可以這樣做、也不知道怎麼做,所以只能大量發送內容其實只有幾百個字的10MB新聞稿,浪費自己的、也浪費別人的頻寬和儲存空間。

解決方案:盡量不要在文字稿件中貼圖;如果一定要貼公司標誌之類的圖片,先處理過(或找人幫忙處理)之後再貼進去。當然,如果是需要印刷的排版檔案是另一回事,但通常不會用Word檔直接去印刷、負責排版的美術編輯應該也會處理好圖片。

如果是要透過網路傳送印刷品質的大圖檔給媒體,可以先在e-mail或文件附檔中放經過處理的較小檔案,供媒體編輯參考選用,同時另外提供大圖的伺服器下載連結。例如蘋果網站上的「媒體專用產品資訊」專區,就是值得推薦的做法。

3. 網址問題

某些比較有上述概念的公司,會提供FTP或HTTP連結,讓媒體下載行銷相關檔案、或是讓合作夥伴下載工作檔案;但提供檔案的人員常常會忽略一個細節,就是網址的格式。

網址格式的常見問題有兩個:

  • 分不清楚對內和對外的位址:常收檔案連結的人,可能會收到像是「Z:…My Documentsabc.jpg」這樣令人啼笑皆非的連結,而非像是「http://…/abc.jpg」的正規網址。這個位址是連自家公司伺服器用的,外面的人不太可能用它抓得到檔案;幸好這類問題最近已經比較少見了。

解決方案:瞭解兩者之間的差異、多留心。

  • 不遵守Unix或網路命名規則的習慣:最常見的狀況類似這樣「http://xxx.com/我的檔案/客戶專案/產品圖片.jpg」、或是將檔案命名為「my pic.jpg」之類中間夾著空白符號的名稱。在路徑或檔名之中使用空白、或是非英文語言的符號,也許一時之間不會出狀況(尤其在公司內部),但如果放在Internet上,因為作業系統差異的關係,就有可能會導致問題。

解決方案:瞭解各個系統之間的限制和命名差異;簡單的方式就是都用英文、盡量遵守Unix系統的命名規則,例如避免在檔名中使用空白符號。

4. UTF-8與Big 5

近年來,新製作的各國語言網頁幾乎都已經統一採用UTF-8(Unicode,也叫萬國碼)編碼方式,而捨棄了傳承已久、但問題多多的Big 5碼;但有些企業的網站也許因為整個系統使用已久、或是其他不明原因,至今即使是新製網頁,還是使用Big 5碼。

用Big 5碼目前大多數時候也不會有太大問題,但在某些狀況下可能導致整個網頁、或是e-mail內容變成亂碼,必須從用戶端手動指定為Big-5編碼,才能看到正確內容;另外也可能產生某些字(例如「堃」、「喆」之類的常見例子)無法顯示的問題,。

我自己看到這個狀況時,第一個反應就是「這家公司還活在舊時代」,在技術專業度方面自然不會給予太高的評價;而如果這家剛好又是自稱高科技、數位化的公司,就難免會有點名實不符之嫌了。

除了上面提到這幾點之外,還有一些比較不常見的狀況,但基本上只要多留意這些,應該就不至於出太明顯的差錯,除非是像「公佈欄尺寸的email」這類意外……。

註:所謂「公佈欄尺寸的email」,是發信者因為在信中塞了太大的圖檔、或是HTML排版技術不佳,導致信件內容遠超過視窗、甚至螢幕的尺寸,必須不斷捲動才看得到內容。

如同前面提過的,盡量不用Word或特定文書軟體才能開啟的格式、盡量減少不必要的特效和版面設計,如果可能的話多用純文字、RTF、或是PDF之類的標準共通格式更好。但如果非用Word的話,就還是麻煩行銷人員、以及廣告公關公司多留意一下前面提過的這些小地方吧。

還有幾點是跟技術面關係比較小、但跟文字編輯習慣關係比較大的「專業度」注意事項,請參閱續篇〈文件的「編輯專業度」〉。

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